摘要：通過調(diào)研國內(nèi)高校實驗耗材采購系統(tǒng)的發(fā)展特征和運(yùn)行模式，建設(shè)了浙江大學(xué)實驗耗材采購系統(tǒng)。經(jīng)運(yùn)行管理實踐表明，以實驗室安全管理系統(tǒng)和化學(xué)品全程管理平臺為基礎(chǔ)、對接財務(wù)系統(tǒng)，建設(shè)“管理服務(wù)”的實驗耗材采購系統(tǒng)，實現(xiàn)了集請購、審批、集中結(jié)算、內(nèi)控及安全管理為一體的綜合性功能，是一種高校管理和服務(wù)手段的重要延伸，提高了工作效率。
關(guān)鍵詞：實驗耗材;采購平臺;集中結(jié)算;信息化建設(shè)
隨著高校科研體量的逐年增長，教學(xué)規(guī)模與研究領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，教學(xué)科研所需普通化學(xué)品、生物試劑、實驗材料等耗材的種類、數(shù)量越來越多。當(dāng)前科研耗材購買渠道眾多，通過銷售公司、網(wǎng)上訂購、電話訂購送貨上門等方式均可以購買[1]，具有采購零散、采購品種多而頻繁、數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)、結(jié)算不便捷、過程不易追溯、監(jiān)管困難等特點(diǎn)[2-3]，并且產(chǎn)品質(zhì)量很難得到保證，可能引發(fā)安全事故。
采購論文范例：供熱企業(yè)物資采購信息化管理的研究
實驗耗材一方面成為高校流動資產(chǎn)中較難管理、缺乏管理的部分;另一方面師生容易被煩瑣的財務(wù)報銷和縱向科研經(jīng)費(fèi)審計所困擾，需要花費(fèi)大量的時間和人力在實驗室耗材采購與財務(wù)報銷工作上。在此情況下，為進(jìn)一步規(guī)范實驗耗材采購流程，完善實驗耗材采購內(nèi)控制度，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段[4-6]，我校建立集請購、審批、集中結(jié)算、內(nèi)控及安全管理為一體的耗材采購平臺。
1高校實驗耗材采購管理系統(tǒng)的發(fā)展
1.1基本概況
實驗耗材采購信息化工作隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展逐步得以實現(xiàn)。軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院科技部于2008年完成實驗室化學(xué)試劑管理信息系統(tǒng)的建設(shè)[7]，是國內(nèi)較早實施實驗材料采購的系統(tǒng)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)”時代的到來，國內(nèi)高校紛紛響應(yīng)政府號召，以“互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)”的方式，優(yōu)化辦公流程，創(chuàng)新服務(wù)方式，推進(jìn)實驗耗材采購管理系統(tǒng)建設(shè)。清華大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院于2013年建立以生物試劑等為主的耗材采購系統(tǒng)，清華大學(xué)于2017年月完成校級層面的試劑材料采購平臺建設(shè)(主要目的在于危化品管理)，并進(jìn)入試運(yùn)行[7]。天津大學(xué)于2016年月完成材料采購平臺的建設(shè)，并進(jìn)入運(yùn)行。北京大學(xué)實驗耗材采購系統(tǒng)于2019年月正式運(yùn)行。
1.2從功能單一到多功能的采購管理系統(tǒng)
高校早期自主建設(shè)的實驗耗材采購系統(tǒng)功能單一，以安全管理為目的，系統(tǒng)的采購內(nèi)容僅包含化學(xué)品，強(qiáng)調(diào)危化品的采購、審批、處置等管理，系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行(不與財務(wù)系統(tǒng)對接)。現(xiàn)如今，高校使用的采購系統(tǒng)所包含的采購內(nèi)容日漸豐富，除了化學(xué)品，還有生物試劑、常規(guī)易耗品、防護(hù)用品、低值設(shè)備、工程材料、電子元器件、辦公用品等。在系統(tǒng)功能方面，許多高校設(shè)置了臺賬功能、耗材調(diào)劑、出入庫登記、配送地址管理等。此外，系統(tǒng)的統(tǒng)計功能日趨完善，平臺的供貨記錄、結(jié)算審核、采購過程等環(huán)節(jié)均有記錄，信息全程透明、可控可溯，方便監(jiān)管與審計。
1.3多系統(tǒng)協(xié)作的電子管理系統(tǒng)
隨著高校信息化水平的不斷提高，以及根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的協(xié)作性和互通性大大增強(qiáng)[8]。目前高校的實驗耗材采購系統(tǒng)與學(xué)校信息中心、實驗室安全信息管理系統(tǒng)、庫房系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)等多個系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，加強(qiáng)系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的信息共享，大大提高了工作效率，簡化辦事流程。蘇州大學(xué)、天津大學(xué)、清華大學(xué)的實驗耗材采購系統(tǒng)分別于2016年、2018年、2019年實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)對接，師生無須再到學(xué)校財務(wù)處報銷，為科研人員采購實驗耗材提供便利。
此外，個別高校還實現(xiàn)了與國內(nèi)主流電商平臺的對接。1.4高校實驗耗材采購系統(tǒng)的運(yùn)行模式目前，國內(nèi)高校實驗耗材采購系統(tǒng)主要有兩種運(yùn) 行模式。第一種是學(xué)校根據(jù)自身的管理需求，請軟件公司為學(xué)校量身定制的實驗耗材采購系統(tǒng)，系統(tǒng)的管理和維護(hù)都由學(xué)校行政部門承擔(dān)。例如天津大學(xué)、浙江大學(xué)、蘇州大學(xué)、清華大學(xué)、北京大學(xué)等。第二種是使用由第三方建立和維護(hù)的實驗耗材采購系統(tǒng)，系統(tǒng)的管理和維護(hù)由第三方公司承擔(dān)。
2浙江大學(xué)實驗耗材采購系統(tǒng)建設(shè)實踐
2.1系統(tǒng)建設(shè)的背景
危險化學(xué)品在采購、運(yùn)輸、存儲及處置等方面存在較大的安全隱患。為了降低發(fā)生安全事故的風(fēng)險，解決實驗室化學(xué)試劑管控難題，我校從2015年開始開發(fā)建設(shè)“化學(xué)品全程管理平臺”，主要針對危險化學(xué)品、實驗氣體的采購、審批、保管、使用和處置的全流程管理。當(dāng)時一項重要工作同時在進(jìn)行，即建設(shè)“實驗室安全管理信息系統(tǒng)”，將全校34個學(xué)院(系)等單位的4200多間實驗室房間納入了管理信息系統(tǒng)，明確了每個房間的安全責(zé)任人。
“化學(xué)品全程管理平臺”中危化品采購管理和實驗室安全管理信息系統(tǒng)中的實驗室人員和房間信息，為我校實驗耗材采購系統(tǒng)的建設(shè)提供了基礎(chǔ)。另一方面，我校科研經(jīng)費(fèi)量比較大，據(jù)不完全統(tǒng)計，我校每年實驗耗材采購量達(dá)億元，采購內(nèi)容分散，報銷事務(wù)瑣碎而復(fù)雜。為了便于師生采購實驗耗材，簡化辦事流程，提高服務(wù)質(zhì)量，我校于2017年開始探索化學(xué)品全流程管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接，并擴(kuò)大商品采購范圍。2018年月，“浙江大學(xué)材料與化學(xué)品采購平臺”管理系統(tǒng)上線試運(yùn)行。
2.2系統(tǒng)的框架結(jié)構(gòu)和審批流程
2.2.1系統(tǒng)的框架結(jié)構(gòu)
系統(tǒng)的框架結(jié)構(gòu)建設(shè)是信息化實驗耗材采購系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過對國內(nèi)高校實驗耗材采購平臺的建設(shè)和使用現(xiàn)狀調(diào)研，結(jié)合浙江大學(xué)實驗耗材采購的實際情況，構(gòu)建如下的系統(tǒng)框架。(1)根據(jù)商品的屬性不同，系統(tǒng)分成兩個模塊，即材料模塊(含辦公用品)和化學(xué)品模塊(含生物試劑)。(2)根據(jù)使用的用戶群不同，系統(tǒng)分兩個不同的登錄端口，即師生登錄端和供應(yīng)商登錄端。(3)根據(jù)功能不同，系統(tǒng)分成兩個不同界面，商城界面用于挑選商品，后臺界面用于訂單維護(hù)和信息管理。為了保證系統(tǒng)能夠平穩(wěn)、安全、高校運(yùn)行，系統(tǒng)開發(fā)采用了B/S軟件體系結(jié)構(gòu)。
2.2.2采購審批流程
新系統(tǒng)在危險化學(xué)品采購審批的基礎(chǔ)上增加了大額訂單采購線上審批，簡化大額訂單采購流程。危險化學(xué)品采購審批根據(jù)化學(xué)品的危險等級，設(shè)置不同審批流程，審批的人員包含實驗室安全負(fù)責(zé)人、學(xué)院秘書、學(xué)校實驗室與設(shè)備管理處、學(xué)校安全保衛(wèi)處。根據(jù)訂單金額和學(xué)校財務(wù)政策，設(shè)置大額訂單審批流程，由學(xué)院科研經(jīng)費(fèi)管理人員進(jìn)行線上審批，減少了線下審批蓋章和簽訂購銷合同的環(huán)節(jié)。
2.3商品的科學(xué)分類
實驗耗材采購系統(tǒng)因其服務(wù)對象的特殊性，對應(yīng)的商品具有專業(yè)性強(qiáng)、品種多等特點(diǎn)，與生活中常用的網(wǎng)上購物平臺存在很大的差異。為了對實驗耗材進(jìn)行精準(zhǔn)的分類，我校在對不同平臺商品分類的充分調(diào)研基礎(chǔ)上，結(jié)合浙江大學(xué)對實驗耗材的采購需求，對實驗室常用耗材進(jìn)行梳理。首先將系統(tǒng)的框架結(jié)構(gòu)分為材料模塊、化學(xué)品模塊，然后對商品的類別進(jìn)行了再次的科學(xué)細(xì)分。材料模塊包含實驗用品、工程材料、元器件、低值設(shè)備、儀器配件、防護(hù)用品、辦公用品、其他材料;化學(xué)品模塊包含管制品、一般危險化學(xué)品、普通化學(xué)品、精神麻醉品、實驗氣體、生物試劑和其他化學(xué)品。經(jīng)過實踐的檢驗發(fā)現(xiàn)，商品的科學(xué)分類不僅有利于師生檢索商品，而且方便安全管理和經(jīng)費(fèi)使用控制。
3平臺系統(tǒng)的運(yùn)行管理
3.1宣傳與推廣危險化學(xué)品由于其存在安全隱患，可能引發(fā)安全事故，因此我校范圍內(nèi)采購危險化學(xué)品都必須通過實驗耗材采購系統(tǒng)購買。其他實驗耗材，如普通化學(xué)品、生物試劑、防護(hù)用品等，可根據(jù)師生科研需求自行采購。在此情況下，為了增加平臺的知名度，讓更多的師生了解學(xué)校耗材采購系統(tǒng)并使用系統(tǒng)采購商品，我們需將系統(tǒng)做全方位的推廣。通過以下個方面的宣傳與推廣，逐步取得師生的信任，并提升發(fā)揮平臺的作用。①設(shè)置調(diào)查問卷，作系統(tǒng)的調(diào)研與推廣;②走進(jìn)學(xué)院，開展平臺培訓(xùn)交流會;③聯(lián)合國內(nèi)知名實驗耗材生產(chǎn)商，在校園內(nèi)作平臺推廣;④走進(jìn)實驗室，一對一作現(xiàn)場指導(dǎo)與推廣。
3.2供應(yīng)商和商品管理
耗材采購系統(tǒng)因其供應(yīng)商的流動性和商品的可增減性，呈現(xiàn)出動態(tài)變化的現(xiàn)象。為了讓這種動態(tài)的變化健康有序地進(jìn)行，營造文明和諧的電子交易環(huán)境，新系統(tǒng)管理方需建立完善而有效的供應(yīng)商和商品管理機(jī)制，從而形成合格的供應(yīng)商群體、豐富平臺商品庫。
供應(yīng)商管理。市場上實驗耗材的供應(yīng)商良莠不齊，供應(yīng)商質(zhì)量將嚴(yán)重影響平臺的運(yùn)行和使用。針對不同的商品類別，我校分別采取定點(diǎn)采購、教師推薦入駐、平臺管理方邀請入駐三種方式進(jìn)行供應(yīng)商遴選。實驗氣體通過統(tǒng)一招標(biāo)的方式選定三家定點(diǎn)采購供應(yīng)商[10]，危險化學(xué)品由學(xué)校科教服務(wù)中心統(tǒng)一采購與配送，其他實驗耗材由學(xué)校在職教師推薦入駐或平臺管理方邀請入駐。為規(guī)范供應(yīng)商的商城交易行為，制定了《浙江大學(xué)材料與化學(xué)品采購平臺供應(yīng)商管理規(guī)定》，并與其簽署了《浙江大學(xué)材料與化學(xué)品采購平臺供應(yīng)商入駐協(xié)議》。供應(yīng)商管理規(guī)定中包含了供應(yīng)商入駐管理、商品管理、平臺行為規(guī)定、獎懲規(guī)則等具體內(nèi)容。
商品管理。商品信息是否全面、商品種類是否豐富、商品質(zhì)量是否得到保證、商品價格是否合理，是一個系統(tǒng)能否吸引到學(xué)校師生青睞的一項重要因素。從2018年月至2020年月，我校實驗耗材采購系統(tǒng)已有300萬余條商品數(shù)據(jù)。對于商品的管理，我校還在不斷的探索中，目前的管理方式是以供應(yīng)商“自維護(hù)”和平臺管理方“抽查”為主。每個供應(yīng)商在商城中都有自己的店鋪，在供應(yīng)商端開發(fā)店鋪預(yù)覽的功能。供應(yīng)商可查看自身店鋪內(nèi)的商品上傳是否規(guī)范，上傳的商品圖片是否清晰等。平臺管理方不定期對平臺的商品進(jìn) 行抽查，從而避免違規(guī)上傳商品的情況。
3.3結(jié)算管理
實驗耗材采購系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接后，師生通過系統(tǒng)在線上下單時，經(jīng)費(fèi)被預(yù)凍結(jié)，平臺采用集中結(jié)算的方式報銷。供應(yīng)商不再單獨(dú)給采購人開具單張發(fā)票進(jìn)行一對一結(jié)算，而是定期(一般個月次)匯總采購銷售訂單，以一對多方式與平臺管理方進(jìn)行集中結(jié)算。實行集中結(jié)算的優(yōu)勢體現(xiàn)在：①師生無須進(jìn)行財務(wù)報銷，節(jié)約時間成本;②財務(wù)報銷的票據(jù)數(shù)量大大減少，同時辦理匯款業(yè)務(wù)手續(xù)大大減少，財務(wù)工作量明顯下降;③供應(yīng)商開票數(shù)量減少，同時縮短回款時間。如2020年11月我校單月結(jié)算金額為1631.95萬元，涉及訂單數(shù)22112單，采用集中結(jié)算的總發(fā)票數(shù)僅有852張，辦理匯款轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)852次，平均張發(fā)票涉及26個訂單(最高達(dá)150單)和1.9萬元經(jīng)費(fèi)，提升了工作效率。
4結(jié)語
我校在調(diào)研、總結(jié)和分析師生需求的基礎(chǔ)下，利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段，建立互聯(lián)互通、多系統(tǒng)協(xié)作的實驗耗材采購系統(tǒng)，集采購審批、集中結(jié)算、內(nèi)控及安全管理為一體，打造科研教學(xué)人員專屬的信息化采購系統(tǒng)，為學(xué)校科研教學(xué)工作服務(wù)。一體化的信息化采購系統(tǒng)不僅有利于供應(yīng)商提高供應(yīng)能力、質(zhì)量以及更好的服務(wù)，而且有效地提高了科研人員的采購效率，降低采購成本。該系統(tǒng)試運(yùn)行至今，線上交易額逐步上升，使用人數(shù)不斷增加，為師生服務(wù)初見成效。
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作者：陶玉妃，馮建躍，孫益，張銀珠，李肖漫，朱明豐，吳以才，梁汲媛
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