一、教學檔案涵蓋范圍
教學檔案是學校在教學活動中形成的文字、聲像、圖表等多種載體，教學檔案管理是高職院校特色辦學的基礎工作。 主要包括以下幾方面。
1.教學計劃與總結：年度教學基本建設的各種計劃; 專業教學計劃、課程教學大綱等。
2.教師教案：教師教案、教學總結等。
3.教學測試材料：試題庫、考試計劃、學生試卷分析、學生各類專業測試、過關試卷、成績情況及證明材料等。
4.教學管理文件材料：教學時間、課程表、進度表、教學日志等。
5.常規教學工作檢查材料：學生教學評價表及評價結果匯總、聽課記錄、教師座談會議記錄、教學事故記錄、教學工作會議紀要等。
6.師資材料：師資一覽表、內外聘教師檔案、教師獎勵等。
二、教學檔案助力特色辦學意義
高職院校的特色辦學應具有的特點是：首先，要樹立先進的辦學理念，牢牢抓住“學以致用”這一辦學生命線。 堅持以“服務為宗旨、以就業為導向、產學研相結合”的辦學之路，狠抓基礎教學，使高職院校學生掌握過硬的專業知識。 再有，要突出特色，打造“名牌戰略”，即“人無我有、人有我優、人優我強”，從辦學宗旨、校園文化、專業設置、就業渠道、特色等方面入手，全方位打造名牌戰略。
教學檔案是教師在教學工作中形成的真實的原始資料，是教師不斷提高教學的加油站; 教學檔案工作是高校提高辦學聲譽，緊抓教學質量必不可少的基礎工作。 優化教學檔案管理，把教學檔案按照專業檔案進行歸檔，并在每年形成利用效能分析，使其正規化、改良化，方能使教學檔案在致力學校特色辦學之路上真正起到它應有的作用。
三、當前教學檔案管理存在的問題
據調查，目前部分高職院校采取了比較簡單的管理方式，把教學檔案只進行簡單的、必要的收集和規整。 這就造成了教學檔案利用效能的降低，沒能發揮助力教學的應有作用，從而流于形式。
1.教職員工存在“重教學輕歸檔”的現象。 提供并形成教學檔案的主體是各級教師及高職院校各教學部門。 在教師這一層面，很多教師將主要精力放在教學與科研上，對教學檔案的收集與留存以及教學檔案對工作的存史資政的意義普遍認識不高，這就造成了教學檔案存在斷檔或產生不連續性等問題。 另外，個別高職院校存在重招生、輕管理的現象，對人、財、物等基礎建設工作投入不足，沒有在各系設置專(兼)職人員來管理教學檔案，也造成了教師不重視教學檔案管理這一現象的發生。
2.教學管理檔案歸檔覆蓋不全。 部分教師對教學檔案的載體認識不足，認為教學檔案就是文字材料，這是不全面的，教學檔案還應包括電子、聲像、照片及實物。 在每年歸檔時，往往出現教師只對教學檔案中文字材料部分進行歸檔，而忽略了聲像、圖表等載體的教學檔案的現象。 教學檔案歸檔范圍不全是當下高職院校普遍存在的問題之一。
3.教學檔案管理制度缺乏有效監督。 目前，各高職院校基本上都制定了教學檔案管理制度，但普遍缺乏有效監督，在教學檔案由誰來做、誰來管、怎么管等方面，存在一些漏洞。 既然制定了各項管理制度，就要求由校方建立完善的教學檔案管理網絡，設置各級專兼職教學檔案管理人員，對教學檔案的收集、整理、歸檔、利用等設定系統工作，建立歸檔檢查制度，委派專人負責，與年度考核相結合。
4.教學檔案歸檔質量不高。 由于教學檔案歸檔主體均為非專業人員，加上檔案專業培訓不及時，導致大部分高職院校教學檔案歸檔質量不高。 教學檔案收集不全是主要問題，原因是各院校均未制定教學檔案歸檔范圍的文件，導致各級教師各自為戰，均按自己的理解進行收集歸檔; 其次是教學檔案整理不規范，沒有按專業檔案的要求進行歸檔，導致教學檔案的連續性、齊全性、數字化等問題矛盾突出。
四、加強教學檔案管理的幾點看法
1.加強檔案業務培訓，增強教學檔案管理意識。 廣大教職員工對教學檔案的意識不強，是有客觀原因的，一是檔案專業管理部門在《檔案法》的宣傳培訓上，覆蓋面不夠全面，再加上教育主管機關在專業檔案培訓上要求不嚴格，造成了今天這種局面。 這就要求我們的教育主管機關及時與檔案行政管理機關加強業務合作，把所有教職員工納入檔案業務培訓范圍，把教學檔案管理工作納入學校綜合績效考核，采取較大力度的獎懲等手段，在短期內，把教師的檔案意識提升上來。 把增強全體員工對教學檔案管理工作重要性的意識提高到“一榮俱榮，一損俱損”的高度來看待，扎實有效地把教學檔案管理工作提升到科學化、規范化的軌道。
2.形成齊抓共管的管理體制。 教學檔案歸檔意識不強，歸檔質量不高，沒有產生利用效能，在很大程度上是領導管理層重視程度不夠。 高職院校領導應該在年度工作計劃、工作分工等工作中，把教學檔案管理工作納入領導議事日程，在人力、經費等方面給予大力保障，確保教學檔案管理工作落到實處。 各教研室要就教學檔案歸檔工作形成制度，年初下發到每位教師。 這樣可以讓每位教師在教學檔案的歸檔工作中，做到有的放矢。 各教研室要設立由主管領導任組長，教師任成員的管理網絡圖，形成齊抓共管的局面。
3.提高教學檔案數字化、網絡化管理手段。 隨著計算機網絡技術的普及，教學檔案管理工作也得到了極大促進，從前的手工整理歸檔、人工查詢已被強大的信息化、數字化手段替代。 在計算機管理教學檔案工作中，首先是提示功能，計算機智能歸檔系統能夠提示教學檔案歸檔時間、內容，確保教學檔案歸檔齊全。 而在編目、檢索、借閱登記等方面，計算機信息化技術更是有著無與倫比的優勢。 學校可以建立統一的教學檔案數據庫，根據權限劃分，實現教學檔案全流程計算機輔助管理，實現不同部門之間檔案信息資源共享，大大減輕教學檔案管理工作強度，實現教學檔案的現代化管理，提高工作效率。
4.大力提升廣大專兼職檔案人員業務技能。 首先，是把好用人關，要把高素質的教職員工選拔到檔案管理崗位，把一些責任心強、素質高、思想好的同志安排進教學檔案管理網絡中。 檔案工作是各項工作的基礎，是一項默默無聞的工作，這就要求檔案工作人員要有耐心、責任心，本著高度負責的工作態度，方能做好檔案工作。
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其次，就是做好廣大專兼職檔案人員的崗位培訓工作，要結合請進來、走出去的辦法，切實提高檔案人員專業素質。 積極參加檔案業務部門培訓，做到持證上崗，同時每年參加檔案行政管理機關的檔案專業學習，確保學習時間、時效。 還有就是走出去，到檔案管理先進單位進行學習、觀摩。 學習先進單位的檔案管理工作經驗，結合本單位實際，制訂適合本單位現狀的檔案管理辦法。 最后，就是加大獎勵力度，對于教學檔案管理工作的先進個人、先進集體進行精神和物質獎勵，在教師的職稱評定等工作中，優先選拔使用，從而在單位形成人人重視教學檔案的良好局面。
作者： 荊睿麗
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