1.在正文中引用參考文獻
一項科學研究取得的新成果通常是在前人成果的基礎上的新進展，它體現著科學科技的繼承和發展。如，基于已有的理論、方法、思想、實驗手段等，使本研究獲得了新進展，有了新發現；或是將一個學科中的方法移植到另一學科中并取得成功；或是對已有方法做了改進。當在論文中敘述研究目的、設計思想、建立的模型、與已有結果進行比較的時候，就要涉及到已有的成果。如果在涉及到前人成果的地方再把已有成果的具體內容抄到論文當中，不但占去論文的篇幅，沖淡論文的主題，而且抄寫這些已發表過的、讀者可以查找到的內容是毫無意義的。所以，在論文涉及到已有成果的地方，不去重抄已有的成果，而是指出登載這個成果文獻（出處），這種做法叫做引用參考文獻。引用了參考文獻，就要在涉及前人成果的地方做一個標記，見到這個標記，讀者就知道在這里引用了參考文獻；按照這個標記在參考文獻表中就能找到刊登這個成果的詳細內容的文章。在正文中引用參考文獻的地方加一個標記，稱為參考文獻的標注。標注的方法稱為標注法。
2.參考文獻著錄的目的和作用
對于一篇完整的學術論文，參考文獻的著錄是不可缺少的。歸納起來，參考文獻著錄的目的與作用主要體現在以下5個方面。
1）著錄參考文獻可以反映論文作者的科學態度和論文具有真實、廣泛的科學依據，也反映出該論文的起點和深度。科學技術以及科學技術研究工作都有繼承性，現時的研究都是在過去研究的基礎上進行的，今人的研究成果或研究工作一般都是前人研究成果或研究工作的繼續和發展；因此，在論文中涉及研究的背景、理由、目的等的闡述，必然要對過去的工作進行評價，著錄參考文獻即能表明言之有據，并明白交待出該論文的起點和深度。這在一定程度上為論文審閱者、編者和讀者評估論文的價值和水平提供了客觀依據。
2）著錄參考文獻能方便地把論文作者的成果與前人的成果區別開來。論文報道的研究成果雖然是論文作者自己的，但在闡述和論證過程中免不了要引用前人的成果，包括觀點、方法、數據和其它資料，若對引用部分加以標注，則他人的成果將表示得十分清楚。這不僅表明了論文作者對他人勞動的尊重，而且也免除了抄襲、剽竊他人成果的嫌疑。
3）著錄參考文獻能起索引作用。讀者通過著錄的參考文獻，可方便地檢索和查找有關圖書資料，以對該論文中的引文有更詳盡的了解。
4）著錄參考文獻有利于節省論文篇幅。論文中需要表述的某些內容，凡已有文獻所載者不必詳述，只在相應之處注明見何文獻即可。這不僅精練了語言，節省了篇幅，而且避免了一般性表述和資料堆積，使論文容易達到篇幅短、內容精的要求。
5）著錄參考文獻有助于科技情報人員進行情報研究和文摘計量學研究。
3.參考文獻的著錄原則
1）只著錄最必要、最新的文獻。著錄的文獻要精選，僅限于著錄作者親自閱讀過并在論文中直接引用的文獻，而且，無特殊需要不必羅列眾所周知的教科書或某些陳舊史料。
2）只著錄公開發表的文獻。公開發表是指在國內外公開發行的報刊或正式出版的圖書上發表。在供內部交流的刊物上發表的文章和內部使用的資料，尤其是不宜公開的資料，均不能作為參考文獻引用。
3）引用論點必須準確無誤，不能斷章取義。
4）采用規范化的著錄格式。關于文后參考文獻的著錄已有國際標準和國家標準，論文作者和期刊編者都應熟練掌握，嚴格執行。
5）參考文獻的著錄方法。根據GB 7714—87《文后參考文獻著錄規則》中規定采用“順序編碼制”和“著者？出版年制”兩種。其中，順序編碼制為我國科技期刊所普遍采用，所以這里作重點紹。
4.順序編碼制
順序編碼制是指作者在論文中所引用的文獻按它們在文中出現的先后順序，用阿拉伯數字加方括號連續編碼，視具體情況把序號作為上角或作為語句的組成部分進行標注，并在文后參考文獻表中，各條文獻按在論文中出現的文獻序號順序依次排列。
4.1順序編碼制參考文獻著錄項目
1）主要責任者。是指對文獻的知識內容負主要責任的個人或團體，包括專著作者、論文集主編，學位申請人、專利申請人、報告撰寫人、期刊文章作者、析出文章作者等。多個責任者之間以“，”分隔，責任者超過3人時，只著錄前3個責任者，其后加“等”字（英文用 et al ）。注意在本項數據中不得出現縮寫點“。”。主要責任者只列姓名，其后不加“著”、“編”、“合編”等責任說明文字。外文主要責任者用原著，姓名前后應遵重各國的習慣。作者不明時，此頂可省略。
2）文獻名及版本（初版省略）。文獻名包括書名、論文題名、專利題名、析出題名等。文獻名不加書名號“《 》”。
3）文獻類型及載體類型標識。根據GB 3469—83規定，以英文大寫字母方式標識以下各種參考文獻類型：專著[M]'論文集[C]'報紙文章[N]'期刊文章[J]'學位論文[D]'報告[R]'標準[S]'專利[P]
對于專著、論文集中的析出文獻，其文獻類型標識建議采用單字母“A”；對于其它未說明的文章類型，建議采用單字母“Z”。
對于數據庫（database）、計算機程序（computer program）及電子公告（electronic bulletin board）等電子文獻類型的參考文獻，建議下列字母作為標識：數據庫[DB]，計算機程序[CP]，電子公告[EB]。
電子文獻的載體類型及其標識。對于非紙張型載體的電子文獻，當被引用為參考文獻時需在參考文獻類型標識中同時標明其載體類型。建議采用以下標識：磁帶（magnetic）[MT]' 磁盤（disk）[DK]' 光盤[CD]' 聯機網絡（online）[OL]。
4）出版事項（出版地、出版者、出版年、卷期號等）。出版地指出版者的城市名，對于同名異地或不為人們所熟悉的城市，可在其名前附加省名、州名、國名等。對于出版者中包含了地名，出版地不能省略，如，“北京：北京大學出版社”，不能寫成“北京大學出版社”。？出版者為出版社名，可按來源的形式著錄，也可以按公認為的簡化形式縮寫形式著錄。如IRRI（原標識International Rice Research Institute）。出版年采用公元紀年，并用阿拉伯數字著錄。如遇其它紀年形式時，可將原有的紀年置于“（ ）”內，如1705（康熙四十四年）。對于報紙和專利文獻，要著錄出版日期，其形式為YYYY-MM-DD.對于期刊的出版年份、卷號（期號）著錄有以下3種形式：1980'92（2）：年，卷（期）； 1985（4）：年（期）； 1987，5：年，卷
5）文獻出處或電子文獻可獲得地址。
6）參考文獻起止頁碼。參考文獻的最末一項一般為“頁碼”，指引文所在的位置編碼。應著錄引文所在的起始頁碼或起止頁碼，如為起止頁，則在2個數字之間用“-”號（原來用“～”號）連接。如：10-12。若論文中多次引用同一文獻上的多處內容，則應依次著錄相應的引文所在。
