2020年初，新冠疫情肆虐，引發(fā)了一場全國性重大公共衛(wèi)生事件，對人民生產(chǎn)生活產(chǎn)生重要影響，對經(jīng)濟社會發(fā)展產(chǎn)生嚴重沖擊。 在“抗疫”過程中，各級檔案管理部門發(fā)揮著積極作用，特別是國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，更是為醫(yī)院檔案部門為疫情防控做好服務提供了指導。
一、疫情防控工作中的醫(yī)院檔案部門作用
1.醫(yī)院檔案部門服務疫情防控的作用。
醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院基礎(chǔ)性工作之一，檔案部門作為醫(yī)院檔案建設(shè)和發(fā)展的主體力量，有義務、有責任、有能力參與疫情防控工作，并在其中發(fā)揮著重要的專業(yè)作用。 根據(jù)中共中央辦公廳和國務院辦公廳在2014年印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求，檔案部門要監(jiān)督指導本單位檔案收集整理工作，特別是對于重大活動和重點工作，及時建立相應的檔案工作制度[1]。 因此，對于新冠疫情防控重大社會事件，醫(yī)院檔案部門有義務和責任提供專業(yè)服務。
從醫(yī)院檔案部門服務新冠疫情防控工作實際表現(xiàn)來看，醫(yī)院檔案部門也已經(jīng)具備了參與新冠疫情防控工作的能力和工作基礎(chǔ)[2]。 第一，從醫(yī)院檔案工作基礎(chǔ)來看，當前各個醫(yī)院都已經(jīng)建立起檔案部門，在各個重大公共衛(wèi)生事件治理中，醫(yī)院檔案部門和檔案工作人員都發(fā)揮著十分重要的作用; 第二，從醫(yī)院檔案部門參與公共衛(wèi)生事件治理的能力來看，包括“非典”等公共衛(wèi)生事件的治理，醫(yī)院檔案部門已經(jīng)積累了比較豐富的危機應對經(jīng)驗，這些都為醫(yī)院檔案部門參與新冠疫情防控提供了重要基礎(chǔ)。
2.醫(yī)院檔案部門服務疫情防控的內(nèi)容。
從醫(yī)院檔案部門參與已有的公共衛(wèi)生事件經(jīng)驗來看，醫(yī)院檔案部門服務新冠疫情防控的內(nèi)容主要表現(xiàn)在以下四個方面：首先，醫(yī)院檔案部門以實現(xiàn)科學參與為目的，積極參與新冠疫情防控工作，指導和協(xié)助新冠疫情防控部門開展檔案收集整理工作，主要是由醫(yī)院檔案部門聯(lián)合或者單獨制定參與新冠疫情防控工作的指導意見，并積極部署新冠疫情防控檔案資料的收集整理工作，積極對接相關(guān)主體參與新冠疫情防控工作，并要求新冠疫情防控相關(guān)工作主體，根據(jù)新冠疫情演變態(tài)勢和防控工作做好相關(guān)檔案工作。
其次，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案安全為目標，不僅要確保醫(yī)院已有各類檔案資源的安全性，同時還要對新冠疫情工作中形成的各類檔案資料進行全面收集，通過線上指導和現(xiàn)場服務，確保疫情防控工作檔案應收盡收、應歸盡歸。 即通過制定存量檔案資源保護措施，對新增疫情防控檔案資料收集、整理、歸檔范圍、載體、種類等加以規(guī)范，根據(jù)新冠疫情類型和演變狀態(tài)確定檔案工作的具體形式和具體內(nèi)容，實現(xiàn)新冠疫情防控檔案的全過程、全方位、全載體記錄。
再次，以滿足新冠疫情防控工作需要為目標，提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務。 醫(yī)院檔案部門在已有檔案資源基礎(chǔ)之上，為新冠疫情防控工作提供檔案參考和信息咨詢。 例如，建立新冠疫情防控文獻專題數(shù)據(jù)庫，提供原始檔案資料等專業(yè)服務。 最后，以醫(yī)院檔案資源價值最大化為目標，對新冠疫情防控檔案進行系統(tǒng)開發(fā)和利用。 醫(yī)院檔案部門根據(jù)新冠疫情防控工作中形成的各類檔案資料，對其進行系統(tǒng)整理、挖掘和研究，基于社會多元需求，開發(fā)新冠疫情防控相關(guān)檔案產(chǎn)品和服務，提高社會公共衛(wèi)生事件治理應對能力。
二、醫(yī)院檔案部門服務疫情防控工作的具體措施和思路
1.加強組織領(lǐng)導，把檔案工作納入疫情防控體系。 國家檔案局在2020年2月印發(fā)的《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，對各級檔案部門參與疫情防控工作提出了要求，重點是要自覺提高站位、認真履職，全力以赴做好疫情防控期間的檔案工作，要充分發(fā)揮服務大局的職能，做好檔案資政工作。
因此，醫(yī)院檔案部門要在疫情防控工作中積極發(fā)揮醫(yī)院檔案作用，把上級檔案部門的工作部署和要求作為一項首要政治任務落實到位，把任務工作做實做細做透。 醫(yī)院檔案部門可以根據(jù)國家檔案部門要求和相關(guān)法律法規(guī)，對疫情防控工作進行逐項逐級安排部署，對相關(guān)配套制度進行完善，在醫(yī)院檔案部門內(nèi)部建立疫情防控檔案工作領(lǐng)導機構(gòu)，對工作職責加以明確; 同時要建立應急預案，強化責任擔當，對各自責任分工進行明確，出臺相關(guān)疫情防控工作的檔案收集和歸檔辦法，對工作程序進行明確，積極動員醫(yī)院檔案部門全體人員，面向社會各界廣泛征集疫情防控檔案資料，推動疫情防控工作科學有序、高效高速開展。 同時，醫(yī)院檔案部門要在疫情防控工作中積極作為，自覺承擔疫情防控責任，爭取單位和領(lǐng)導對疫情防控檔案工作的重視，將其納入醫(yī)院疫情防控工作體系之中，并在疫情防控過程中進行全程跟蹤、全面服務，配合疫情防控部門的工作。
2.快速建立疫情防控中的檔案管理工作制度。
醫(yī)院檔案部門要積極應對，并結(jié)合自身檔案工作特點和專業(yè)性，及時制定疫情防控中的檔案工作制度，確定疫情防控文件資料的收集范圍，從而使醫(yī)院疫情期間的檔案工作規(guī)范、高效開展。 醫(yī)院疫情檔案資料的收集歸檔要快速及時，收集工作也要和疫情同步推進，確保疫情防控檔案資料應收盡收、無縫對接。 確保疫情防控檔案資料歸檔范圍包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像資料等，并將其收集渠道進一步擴展到電子郵件、網(wǎng)站和社交媒體等電子文件。 確保疫情防控檔案以“件”為基本單位加以歸檔案整理，所有疫情防控檔案資料保管期限采取就高不就低原則和要求，對不同門類的疫情防控檔案采取不同管理辦法，為檔案今后的保管和利用奠定基礎(chǔ)。
3.建立疫情防控檔案有效開發(fā)利用制度。
第一，醫(yī)院檔案部門要專門建立疫情防控檔案數(shù)據(jù)庫，通過現(xiàn)代化手段對其進行管理。 此次新冠疫情持續(xù)時間比較長、疫情傳播速度比較快、病毒感染人數(shù)比較多，而且參與人員比較廣泛。 為了更好地滿足今后的疫情防控工作，各個醫(yī)院可以建立“新冠疫情防控專題檔案數(shù)據(jù)庫”，對新冠疫情防控檔案進庫流程和進庫范圍進行明確，盡可能處理好檔案保密和開放利用關(guān)系，同時要確保專題檔案的質(zhì)量和數(shù)量，強化疫情防控檔案數(shù)據(jù)庫的在線利用，實現(xiàn)遠程快速檢索和便捷調(diào)閱，最大限度滿足疫情防控時期醫(yī)院疫情防控的查檔需求，提高醫(yī)院和社會對疫情的防控能力。
此次疫情防控檔案給我們留下了許多珍貴的疫情防控經(jīng)驗和珍貴數(shù)據(jù)，對今后重大公共衛(wèi)生事件同樣具有很強的借鑒意義。 第二，充分挖掘疫情防控檔案資源，為社會今后應對公共衛(wèi)生事件政策制定提供參考依據(jù)，同時也可以為今后的應急管理處置提供相關(guān)捷徑和范本。 例如，武漢在2020年2月2日，僅僅用了10天時間就建成了“火神山”醫(yī)院并交付使用。
這座建筑面積達到2.5萬平方米的戰(zhàn)地醫(yī)院，就完全是借鑒了2003年“非典”期間北京小湯山醫(yī)院的施工圖紙而建成的，只是在原有設(shè)計圖紙基礎(chǔ)之上進行了改進和優(yōu)化，大大縮短了項目建設(shè)設(shè)計周期[3]。 由此可見，“非典”期間醫(yī)院所保留下來的基建檔案資料，為武漢的“火神山”“雷神山”醫(yī)院建設(shè)提供了寶貴經(jīng)驗。 而且，新冠疫情防控期間也借鑒了“非典”期間的信息發(fā)布相關(guān)檔案資料，由政府每天向社會公布新冠疫情確診病例、疑似病例、密切接觸者相關(guān)情況，打消公眾疑慮，增強了民眾信心，從而為疫情防控工作推進奠定了良好基礎(chǔ)。
三、總結(jié)
新冠疫情對醫(yī)院檔案部門是一場大考，面對突如其來的疫情，醫(yī)院檔案部門要根據(jù)上級檔案管理部門要求，主動作為，配合醫(yī)院疫情防控工作要求，積極做好疫情防控檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作，為社會疫情防控工作提供檔案資料支持，同時要積極探索疫情期間檔案工作的新思路、新辦法、新路徑，為疫情防控工作做好服務。
參考文獻：
[1]國家檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知[N].中國檔案報，2020-02-10(001).
[2]郭煜.新冠肺炎疫情防控檔案的特點與工作啟示[J].蘭臺內(nèi)外,2021(4):16-17.
[3]徐擁軍，姚靜，陳怡.加強防疫檔案管理服務防疫工作大局[J].中國檔案，2020(2)：29.
作者：張 蕾
相關(guān)閱讀
